案例

某單位干部張某臨近退休之際，接到組織部門通知，其個人檔案中缺失轉(zhuǎn)正定級關(guān)鍵文件。為此，張某前往當(dāng)?shù)乜h檔案館申請查閱相關(guān)檔案資料。檔案館工作人員王某接待后，通過計算機檢索系統(tǒng)成功定位到張某的轉(zhuǎn)正定級文件。但由于縣檔案館僅完成檔案目錄級的數(shù)字化錄入，尚未開展全文數(shù)字化掃描工作，需從庫房調(diào)取實體案卷供查閱。

當(dāng)日恰逢調(diào)閱大廳查檔群眾較多，而檔案館僅王某一名工作人員在崗。在忙碌中，王某將實體案卷交由張某自行操作復(fù)印。張某拿到案卷后，除按正常需求復(fù)印了本人的轉(zhuǎn)正定級文件外，還擅自復(fù)印了案卷中一份關(guān)于李某某的處罰通知。此后，該份處罰通知因張某操作不慎被發(fā)布至某社會閑聊群，造成了不良社會影響。

縣某單位、縣檔案局聯(lián)合對此事進(jìn)行了調(diào)查處理，對縣檔案館的分管領(lǐng)導(dǎo)給予警告處分，對縣檔案館檔案管理員調(diào)離工作崗位、記過處分，對張某給予警告并罰款3000元，并向李某某賠禮道歉。

案例剖析

此次檔案信息泄露事件的發(fā)生，并非單一環(huán)節(jié)失誤，而是多重管理漏洞疊加的結(jié)果。

1.管理職責(zé)缺位

縣檔案館在僅有一名工作人員的情況下，未暫?；蛘{(diào)整檔案調(diào)閱服務(wù)，將實體案卷交由查檔人自行復(fù)印，完全脫離管理人員監(jiān)督，違反了檔案利用需全程監(jiān)管的基本原則。

2.制度執(zhí)行松散

未嚴(yán)格落實檔案調(diào)閱雙人值守制度，對實體檔案的借閱、復(fù)印環(huán)節(jié)缺乏規(guī)范流程，使得查檔人有機可乘，擅自復(fù)印非本人所需的檔案（李某某處罰通知）。

3.數(shù)字化進(jìn)程滯后

僅完成目錄級數(shù)字化，未實現(xiàn)全文數(shù)字化，導(dǎo)致紙質(zhì)檔案調(diào)閱頻率高、風(fēng)險點多，增加了實體檔案失控的概率。

4.個人合規(guī)意識薄弱

查檔人張某在獲取檔案查閱權(quán)后，超出合理需求擅自復(fù)制他人檔案信息，并通過網(wǎng)絡(luò)傳播，直接違反《檔案法》中“禁止擅自復(fù)制、公布國家所有檔案”的規(guī)定。

怎么辦？

為杜絕類似事件再次發(fā)生，需從制度建設(shè)、人員管理、技術(shù)支撐等多維度構(gòu)建安全防線，具體可落實為以下實踐要求。

1.健全制度體系，筑牢管理根基

制定專項規(guī)章制度：明確檔案調(diào)閱的申請條件、審批流程、利用范圍、復(fù)印登記要求等，確保每一步操作都有章可循。

強化制度執(zhí)行監(jiān)督：建立定期檢查機制，對調(diào)閱登記臺賬、監(jiān)控錄像、檔案實體完整性等進(jìn)行核查，對違規(guī)操作實行 “零容忍”，將制度約束轉(zhuǎn)化為實際管理效能。

2.規(guī)范人員管理，落實崗位責(zé)任

嚴(yán)格值守制度：檔案調(diào)閱場所必須保證不少于兩名工作人員在崗，分別負(fù)責(zé)接待登記、案卷管理與監(jiān)督復(fù)印等環(huán)節(jié)，形成崗位間的相互制約與協(xié)作。

明確人員職責(zé)邊界：檔案管理人員需全程把控案卷流轉(zhuǎn)，查檔人接觸實體檔案時不得脫離視線；對查檔目的、身份信息嚴(yán)格核驗，拒絕超范圍查閱請求。

加強合規(guī)培訓(xùn)：定期對檔案管理人員開展業(yè)務(wù)培訓(xùn)，強化“全程監(jiān)管”意識；對查檔人進(jìn)行事前告知，明確檔案利用的禁止性規(guī)定及法律責(zé)任。

3.強化過程管控，消除風(fēng)險隱患

實體檔案全程跟蹤：實體案卷從庫房調(diào)出到歸還入庫，需全程由管理人員經(jīng)手，復(fù)印過程必須在監(jiān)控下進(jìn)行，嚴(yán)禁查檔人單獨接觸案卷。

完善登記備案機制：對調(diào)閱檔案的名稱、頁碼、復(fù)印內(nèi)容、查檔人信息等進(jìn)行詳細(xì)登記，形成“調(diào)閱——復(fù)印——歸還”的閉環(huán)記錄，便于追溯責(zé)任。

配置安全防護(hù)設(shè)施：在調(diào)閱利用場所安裝高清視頻監(jiān)控，覆蓋案卷存放、復(fù)印、查閱等關(guān)鍵區(qū)域，監(jiān)控錄像至少保存3個月以上，作為責(zé)任認(rèn)定的重要依據(jù)。

4.推進(jìn)數(shù)字化轉(zhuǎn)型，降低實體風(fēng)險

加快全文數(shù)字化進(jìn)程：優(yōu)先對高頻調(diào)閱、涉及民生的檔案進(jìn)行全文數(shù)字化掃描，實現(xiàn)線上查閱與授權(quán)復(fù)印，從源頭減少紙質(zhì)檔案出庫次數(shù)。

規(guī)范數(shù)字化檔案管理：對數(shù)字化檔案設(shè)置訪問權(quán)限，實行“一人一賬號”登錄，記錄查閱、下載操作日志，確保電子檔案的安全利用與信息保密。

法律警示

《中華人民共和國檔案法》明確規(guī)定，擅自提供、抄錄、復(fù)制、公布屬于國家所有檔案的，將面臨警告、罰款等行政處罰；造成損失的，依法承擔(dān)民事責(zé)任；構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任。案例中對相關(guān)責(zé)任人的處罰（分管領(lǐng)導(dǎo)警告、管理員調(diào)離記過、張某警告罰款），正是法律嚴(yán)肅性的體現(xiàn)。

檔案安全無小事，每一份檔案的背后都可能關(guān)聯(lián)著個人權(quán)益、單位秘密甚至國家利益。只有將安全管理要求融入檔案調(diào)閱利用的每一個細(xì)節(jié)，才能實現(xiàn)檔案資源利用與安全保護(hù)的平衡，讓檔案在規(guī)范管理中發(fā)揮真正價值。